O canal de denúncia de irregularidades está inserido nesse contexto. Além de possibilitar o conhecimento de irregularidades ocorridas na empresa, também funciona como medida de desestímulo para a prática de infrações erros sejam descoberto e remediados o quanto antes.
Por isso, é uma das ferramentas mais notáveis de um programa de compliance e uma técnica amplamente empregada, que foi disciplinada pela legislação por meio do Decreto 8.420/2015.
O decreto referido dispõe que o programa de integridade será avaliado de acordo com alguns parâmetros, dentre eles os canais de denúncia de irregularidades, abertos e amplamente divulgados a funcionários e terceiros, e de mecanismos destinados à proteção de denunciantes de boa-fé.
“Canal de denúncia de irregularidades” é a terminologia utilizada pela própria legislação. Embora seja função do canal a captação de denúncias, uma nomenclatura mais convidativa é essencial para não intimidar os usuários dessa ferramenta. Nesse sentido, são termos alternativos: canal de comunicação, canal aberto com o compliance, hot line, ou um simplório “fale conosco”, embora esse último se aplique a empresas que unam a função de captar denúncias ao atendimento de dúvidas variadas.
A elaboração de um canal de denúncias deve observar alguns critérios para que esse possa ser considerado parte integrante de um verdadeiro programa de integridade, e de forma a efetivamente auxiliar no escopo do compliance – no caso, detectar irregularidades e comportamentos avessos à ética corporativa ou aos valores elegidos pela empresa.
Em primeiro lugar, é imprescindível que o canal de denúncias obedeça à legislação específica. Assim, incialmente, deve ser aberto e aceitar relatos de funcionários e terceiros, ou seja, o comunicante de uma irregularidade pode ser o funcionário, empregado, colaborador, terceiro, todo e qualquer envolvido na consecução da atividade da empresa. E o canal deve ser amplamente divulgado, o que é feito por meio de uma série de atividades, especialmente treinamentos e entrega de material instrutório.
A proteção ao denunciante de boa-fé é um segundo elemento decorrente da lei. O programa de compliance deve contemplar mecanismos destinados a essa proteção ao tratar sobre a coleta de irregularidades. O singelo texto da lei diz muito, entende-se que o comunicante não pode sofrer represálias por parte da empresa para que não haja hesitação na comunicação de infrações por receio dele se prejudicar e, por outro lado, deixa subentendido que a má-fé do comunicante será tratada como uma infração ética. Desse modo, restou disciplinado em lei o tratamento básico que deve ser reservado ao colaborador denunciante, protegendo-o e beneficiando-o quando bem-intencionado, mas permitindo aplicação de sanções caso contrário.
Satisfeitas as características estabelecidas na legislação, a elaboração do canal de denúncias segue princípios e técnicas inspiradas em diretrizes e orientações sobre compliance, em boas experiências profissionais e na concepção de que o emprego das melhores práticas definirá a eficácia ou simples aparência do canal de denúncias e, consequentemente, do próprio programa de integridade.
Sendo assim, as características específicas do canal de denúncias espelharão a quantidade de colaboradores da empresa, a complexidade de sua hierarquia, considerará a quantidade de departamentos e diretorias, a utilização de agentes intermediários como consultores ou representantes comerciais, enfim, as circunstâncias e especificidades que delimitam e individualizam uma empresa e seu nicho de atividade.
Determinadas considerações são oportunas, pois traços comuns e importantes a todos os canais de denúncias.
O meio disponibilizado é comumente uma linha telefônica, contudo é aconselhável providenciar um método alternativo, que pode ser um endereço de e-mail ou um campo específico no sistema ou página da internet da empresa. Do mesmo modo, a colheita da comunicação pode ser feita por meio de um formulário em que se estabeleça e delimite o assunto tratado na denúncia.
Quanto ao exercício relacionado ao canal de denúncia, é salutar frisar que o serviço deve ficar disponível o dia todo, ou ao menos estender-se ao horário normal da empresa. Isso porque a maior incidência de comunicações é registrada entre as 19 e 22 horas – após o expediente normal dos funcionários e momento em que confiam estar seguros para realizar comunicações relevantes.
Ressalta-se, igualmente, a necessidade da área que opera o canal de denúncias conectar-se às demais áreas da empresa. As comunicações recebidas em um canal produtivo não serão, em sua maioria, de denúncias que exijam a instauração de investigação ou procedimento ético. É conveniente que o canal seja utilizado para esclarecer dúvidas sobre a ética corporativa e legislação, ou que as comunicações recebidas sejam encaminhadas, devidamente reportada, para solução pela área responsável por cada assunto, seja o RH, trabalhista, ambiental.
É apropriado guardar a identidade do comunicante e o teor da denúncia como dados confidenciais, sobretudo quando a partir do reporte for iniciado um procedimento de apuração de condutas. Ao tratar com o comunicante o profissional deve agir de modo a não forçar ou instigar o comunicante a denunciar, pois qualquer pressão exagerada poderá contribuir a distorcer os fatos, desencaminhando a coleta de informações do propósito maior do compliance – a perseguição da ética corporativa.
É ainda indispensável assinalar que recebida uma comunicação de irregularidade, infração ética ou ilegalidade a resposta deve vir em tempo razoável, sob pena de depreciar a credibilidade da área, a ponto de ameaçar o próprio programa de integridade. Por conseguinte, a área que operacionaliza o canal de comunicação deve rapidamente reportar e auxiliar a área responsável pela condução da denúncia recebida.
Outros elementos são complexos e demandam uma análise complexa pela área de compliance ao determinar o funcionamento do canal de denúncia. Por exemplo, a admissão de denúncia anônima, a contratação de serviço especializado no atendimento, o tratamento das denúncias por advogados objetivando o resguardo de dados através da confidencialidade proporcionada pela relação entre cliente e advogado, possibilidade de coleta de denúncias pelo público externo, periodicidade de auditoria em compliance, alocação de recursos suficientes para a manutenção eficaz do canal.
O modelo ideal do canal de denúncias adequado não poderá ser exaurido hipoteticamente ou estritamente regulamentado pela legislação, mas é certo que o bom canal dependerá invariavelmente da concordância com aspectos individuais da empresa. Por isso as melhores práticas para um canal de comunicação eficaz, bem como um programa de integridade que possa ser considerado efetivo nos termos da legislação, estão na conjugação dos requisitos legais à elaboração séria e experiente, com acompanhamento frequente dos resultados e aperfeiçoamento constante de todos os elementos do compliance da empresa.